Software Gestione del Personale: come sceglierli, a chi rivolgersi

Software Gestione del Personale: a cosa servono

I Software dedicati alla Gestione del Personale, comunemente definiti Software HR,  sono strumenti che aiutano ad automatizzare la maggior parte dei gravosi compiti amministrativi e organizzativi di chi si occupa di gestione delle risorse umane.

Tra i molteplici  applicativi di gestione del personale i più conosciuti sono quelli per:

• la rilevazione delle presenze / assenze,
• la gestione dei turni di lavoro, di
• il corretto calcolo delle buste paga.

La maggior parte dei software HR possono essere corredati da integrazioni dedicate, come per esempio per:

• la gestione delle candidature:
• la selezione del personale;
• i processi di onboarding;
• la valutazione del personale;
• la gestione della formazione;
• la gestione dei sistemi incentivanti, benefit e di welfare aziendale;

... tutti applicativi HR molto specifici.

Suddivisione dei Software Gestione del Personale

I software HR si possono suddividere principalmente in tre gruppi:

1. Core software HR: rientrano in questa categoria i software HR in grado di gestire le attività essenziali dei dipendenti, tra le quali, la corretta retribuzione ed ai benefici maturati con l'anzianità di servizio;
2. Strategic software HR: rientrano in questa categoria i software HR in grado di valutare e identificare le skill (soft e hard) dei candidati durante il processo di selezione per confrontarle con quelle necessarie necessarie all’azienda;
3. Integrated software HR suites: rientrano in questa categoria i software HR sviluppati per essere trasversali alle aree di competenza HR, sia nelle funzionalità amministrative sia in quelle di gestione dei “talenti”.

Il mercato dei Software Gestione del Personale

Il mercato dei Software Gestione del Personale, vista anche la costante richiesta, è in continua evoluzione e sono diversi i pacchetti offerti dalle aziende produttrici di software HR per descrivere i sistemi multi-tool, on-premise oppure cloud:

• Sistemi di gestione delle risorse umane (Human Resources Management System - HRMS )
• Sistemi informativi per le risorse umane (Human Resources Information Systems - HRIS)
• Human Capital Management (HCM)
• Sistemi di gestione dei talenti (Talent Management Systems - TMS)
• Software PayRoll
• Time tracking
• Software di amministrazione delle risorse umane
• Applicant Tracking Software (ATS)
• Software di reclutamento
• Software di coinvolgimento e/o gamification 
• Software di gestione delle prestazioni
• Learning Management Software (LMS)
• Software Time Clock

Il cloud per i Software Gestione del Personale

Grazie anche alla tecnologia cloud, molte aziende stanno adottando la filosofia best-of-breed che consiste nell'identificare la migliore soluzione necessaria per poi integrarla nella propria infrastruttura IT anziché di affidarsi ad un solo produttore. 

Le aziende che scelgono di implementare un software HR separato possono trovare soluzioni in abbonamento di SaaS che dà loro la libertà di cambiare fornitore in qualsiasi momento, oppure possono scegliere di implementare ciascun software solo quando è necessario per la crescita dell'azienda.

Una terza opzione utilizzata è quella dei software HRIS che possono dialogare con sistemi ERP per includere altre funzionalità come: la gestione della supply chain e i sistemi finanziari. Ottima scelta ma che comporta sicuramente uno sforzo iniziale.

Il mercato del software delle risorse umane cresce e cambia.

Software Gestione del Personale più utilizzati dagli HR

Ora che i dipartimenti delle risorse umane non devono più dedicare la maggior parte del loro tempo per calcolare le "buste paga", possono concentrarsi su altre attività strategiche come quella di attrarre e assumere dipendenti in linea con le esigenze aziendali, ma non solo.

Tra i software HR maggiormente richiesti dal mercato troviamo:

- Portale HR per i dipendenti

La maggiore familiarità di tutti con le piattaforme "online", permette alle direzioni HR di introdurre sistemi self-services per i dipendenti. Le applicazioni disponibili oggi sono molteplici e spaziano dalla richiesta di ferie e permessi, all'accesso delle comunicazioni aziendali, alla ricezione del cedolino paga, sino all'utilizzo di piattaforme di gamification e LMS per la formazione.

- Software per il recruiting

Spesso utilizzato da agenzie di reclutamento e grandi aziende con elevate esigenze di lavoro, poiché sono concepite per gestire attività di reclutamento in blocco o in corso.

- Software per la gestione dei dipendenti

Sono spesso impiegati da organizzazioni che necessitano di monitorare il ciclo di vita dei dipendenti e possono includere moduli di gestione delle prestazioni e di coinvolgimento oltre alle tradizionali funzioni di job board, resume, interviste e onboarding.

- Learning Management Systems (LMS) o sistemi di gestione dell'apprendimento

Noti anche come sistemi di elearning, tengono traccia della formazione, delle certificazioni, delle qualifiche e delle competenze di ogni dipendente e ospitano o mettono in contatto il dipendente con materiali o corsi disponibili per sviluppare tali competenze.

Alcuni LMS possono funzionare come parte di un ATS o sono inclusi in un software ERP, ma molte opzioni autonome sono disponibili anche per aziende di tutte le dimensioni. LMS tradizionali consentono ai manager di pianificare i percorsi formativi, budget e calendari insieme a metriche di performance e valutazione. La maggior parte degli utenti LMS crea il proprio contenuto di apprendimento che viene quindi ospitato su un server LMS. Questi sistemi richiedono in genere esperti interni del dipartimento e coordinatori della formazione o dipendenti delle risorse umane con esperienza nel campo della formazione per creare ampi moduli di apprendimento e valutazione.

Un'opzione popolare che molte aziende con la mancanza di tempo o risorse per costruire i propri corsi di elearning adottano è l'acquisto di abbonamenti a piattaforme di contenuti di apprendimento già pronti. Sebbene non siano adattati in modo specifico ai flussi di lavoro o ai processi interni dell'azienda, i dipendenti possono trarre vantaggio dalla larga proposta formativa specializzata e dai corsi specifici che favoriscono l'impegno e la produttività complessiva. Queste piattaforme forniscono inoltre record di esportazione dati che le persone possono inserire nel software HRIS, performance management o engagement dei dipendenti dell'azienda.

- Performance Management Software

I software di gestione delle prestazioni sono piattaforme in cui gli HR ed i dirigenti possono concentrarsi sulla valutazione delle competenze dei dipendenti, stabilire gli obiettivi per le prestazioni e tenere traccia dei miglioramenti nel tempo. Molte aziende utilizzano un sistema di gestione delle prestazioni per istruire i dipendenti di tutti i livelli e le competenze e per organizzare e tenere traccia delle valutazioni delle prestazioni su base annuale, trimestrale o tramite aggiornamenti settimanali a impulsi.

Tutte queste informazioni aiutano a fornire ai dipendenti e ai responsabili delle risorse umane una visione chiara della maturazione del dipendente in un ruolo corrente. Questa visione end-to-end spesso aiuta il team a intraprendere iniziative di gestione delle risorse umane più ampie come la pianificazione delle successioni e la crescita dell'occupazione. I sistemi di gestione delle prestazioni spesso includono o sono strettamente integrati con LMS e software di coinvolgimento dei dipendenti che offre ai team una migliore comprensione dei movimenti individuali e generali verso gli obiettivi.

- Employee Engagement Software

I software di coinvolgimento dei dipendenti aiuta le aziende a migliorare la fiducia dei dipendenti e ad aumentare l'impegno individuale e di gruppo con le priorità di lavoro quotidiane. Gli Employee Engagement Software misurano il livello di coinvolgimento fornendo feedback per percorsi di coaching volti a migliorare il livello di coinvolgimento del/i dipendente/i nelle attività quotidiane.

I sistemi di coinvolgimento dei dipendenti utilizzano spesso una combinazione di strumenti di indagine, follow-up di flussi di lavoro, gamification e analisi. Agli utenti viene richiesto quotidianamente o settimanalmente di fornire un feedback sulle loro attuali priorità di lavoro, sui progressi verso l'obiettivo e sulle sensazioni sul proprio lavoro. Il software di coinvolgimento dei dipendenti si trova sia come sistema autonomo, una funzionalità di un software HRIS o ERP, sia come uno strumento integrato che funziona in tandem con un sistema HRIS, ERP, performance management o talent management più ampio.

- Software HR con l'ausilio di Intelligenza Artificiale (AI) e Machine Learning

La crescita dell'utilizzo di sistemi di intelligenza artificiale e dell'apprendimento automatico anche nel comparto dei software HR è innegabile. Le aziende di AI stanno creando strumenti che aiutano i professionisti delle risorse umane a reclutare e assumere nuovi dipendenti e sono molte le case produttrici di software HR che utilizzano la queste tecnologie in alcuni sistemi HR. Il Machine Learning si trova molto spesso già nei sistemi di elearning e all'interno del software LMS per capire meglio quali tipi di corsi i dipendenti dovrebbero seguire e per offrire nuove risorse basate su modelli e comportamenti di apprendimento consolidati.

AI e Machine Learning sono entrambi campi tecnologici relativamente nuovi che stanno solo trovando applicazioni nel software HR. Aspettatevi di vedere grandi passi in entrambi questi campi nei prossimi anni con la maturazione della tecnologia.

- Software HR per il Team Management ed il  Talent Management

Molte aziende ritengono che sia utile gestire team di dipendenti che condividono obiettivi di risultati aziendali simili. Questa tendenza ha cambiato il modo in cui manager e dipendenti comunicano. Gli HR guardano alla gestione delle prestazioni e come l'intera azienda guarda al coinvolgimento dei dipendenti. Sebbene non influenzi completamente il reclutamento, la capacità di lavorare in team è una skill sempre più richiesta e deve essere valutata durante la scelta dei candidati.

- Software HR per la gestione della Company Branding & Culture

La cultura del luogo di lavoro e per il "brand" aziendale hanno influito su tutti i punti del ciclo di vita dei dipendenti. Strategie di reclutamento che assomigliano più a programmi di marketing, aiutano le aziende a pianificare e coinvolgere i dipendenti. Questi programmi aiutano le aziende ad evitare sopratutto problemi di salute mentale che impattano sulle loro performance. Le aziende possono aspettarsi che HR e singoli dipendenti promuovano lo sviluppo professionale, l'elearning, i benefici per il benessere e una maggiore attenzione alle culture di lavoro dannose che mai. Queste priorità possono essere monitorate e migliorate attraverso l'uso di software HR tra cui gestione delle prestazioni, LMS e sistemi di reclutamento.