Software Paghe

Per ogni azienda è di fondamentale importanza ridurre al minimo la possibilità d’errore nel corrispondere gli stipendi dei propri dipendenti.
Il Payroll in Italia, come è noto, è fra i più complicati al mondo: una sovrapposizione di leggi e norme alle quali si aggiungono frequenti cambiamenti nelle prassi operative e un complesso sistema contributivo-fiscale.Il non-rispetto della conformità può avere gravi conseguenze per le Aziende; per tutti i datori di lavoro è di grande importanza mantenere la massima precisione.

Le principali funzioni dei software paghe …

La maggior parte dei software paghe in commercio offrono sistemi modulari e sono in grado di adattarsi alle esigenze di ogni tipo di organizzazione.
Questi software possono essere acquistati ed installati nei server aziendali delle imprese oppure risiedere nei server delle aziende sviluppatrici (cloud computing).

Un software paghe generalmente consente, oltre che a generare i cedolini paga, di:

• restare aggiornati sulle retribuzioni previste dai CCNL e normative;
• aggiornare le anagrafiche e i dati del personale;
• personalizzare la gestione in funzione delle necessità della propria azienda;
• effettuare simulazioni di costi legati ai pagamenti dei dipendenti;
• gestire pratiche e pagamenti di imposte con gli uffici pubblici e non (ufficio di collocamento, INPS, INAIL, ecc.);
• conteggiare le ore straordinarie, supplementari, maggiorate, sottrarre le ferie godute ed i permessi non retribuiti;
• calcolare contributi, imposte e scatti di anzianità;
• calcolare gli stipendi, TFR, incentivi, premi produzione ecc.;
• generare la documentazione legata alla situazione lavorativa di ogni singolo dipendente.

… e le principali utility

Molti dei software paghe possono essere implementati e dialogare con sistemi di:

• Applicant Tracking System (ATS), recruiting e video recruiting
• gestione e monitoraggio dei progetti formativi
• autogestione dei dipendenti per la richiesta di ferie e permessi
• sistemi per migliorare il welfare aziendale
• gestione della retention
• sistemi di gamification
• data analytics che permettono di individuare informazioni fondamentali per la pianificazione del lavoro e per sviluppare nuove strategie;
• …

Software paghe gratis

Su internet è possibile trovare qualche software paghe gratis (che spesso lo sono solo parzialmente). Solitamente questi software open source non offrono altre funzioni se non quelle di elaborare dei cedolini paga. Inoltre sono abbastanza difficili da utilizzare se non si hanno conoscenze in ambito fiscale e sulla normativa del lavoro, Temi peraltro sempre in evoluzioni.

Per iniziare ad utilizzare un software paghe gratis è necessario conoscere il CCNL (Contratto Collettivo Nazionale del Lavoro) applicato dall’azienda e gli eventuali elementi integrativi se adottati. Per elaborare il cedolino paga e determinare la retribuzione netta di un lavoratore è necessario partire dalla sua retribuzione lorda (il totale lordo spettante al lavoratore dettato dal suddetto CCNL sulla base della mansione e livello, gli eventuali scatti d’anzianità, superminimo retributivo, ferie, festività retribuite, permessi retribuiti, premi, …), lo scaglione di contribuzione previdenziale INPS, i versamenti assicurativi INAIL, gli scaglioni IRPEF, le addizionali regionali/comunali, le detrazioni da lavoro dipendente ed altre eventuali, ecc.ecc

E’ da precisare inoltre che i software paghe gratuiti non sempre consentono di effettuare dei controlli sulla correttezza dei dati imputati, pertanto è molto più facile commettere errori  e di conseguenza incorrere al pagamento di sanzioni e penali.

Il nostro consiglio è quindi quello di optare sull’acquisto di un software paghe.

Software paghe: a chi rivolgersi per acquistarlo?

I fornitori di software paghe italiani o provenienti dall’estero sono veramente tanti. Offrono solitamente oltre alla possibilità di elaborare dei cedolini paga altre “utility” opzionali,

Prima di rivolgersi a uno di loro si dovrebbe però aver almeno chiaro:

• quali sono le esigenze e le difficoltà del proprio dipartimento HR;
• quali moduli sono necessari e quali lo potrebbero diventare;
• se c’è la possibilità di ospitare il software paghe nel proprio server aziendale oppure optare per sistemi cloud;
• il proprio budget di spesa per l’acquisto e per la sua gestione (aggiornamenti) e manutenzione;

.. oppure, farsi consigliare.